|
MALİYE
BAKANLIĞI
TOPLAM
KALİTE YÖNETİMİ UYGULAMA PROJESİ
Bu proje, görev ve hizmetler yerine
getirilirken işlemlerde etkinliği ve verimliliği artırmak; sıfır
hatalı işlem yapmak; iş mükemmelliğine ulaşarak kaliteli hizmet
sunmak; hizmet sunan çalışanlar ile hizmet sunulan kişi, kurum ve
kuruluşların mevcut ve geleceğe yönelik ihtiyaç ve beklentilerini de
dikkate alarak mevzuat ve uygulamaları düzenlemek; tüm çalışanların
katılımını ve bağlılığını sağlayıp ekip çalışmasını oluşturmak ve
vatandaş memnuniyetini gerçekleştirmek
amacıyla, Maliye Bakanlığı’nda Toplam Kalite Yönetimi
anlayışına uygun bir yönetim sistemi oluşturmak üzere
hazırlanmıştır.
Bu amaca ulaşabilmek için proje
kapsamında yapılacak tüm eğitimler ve diğer uygulamalar,
Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı
Mükemmellik Modeli esas alınmak suretiyle gerçekleştirilecektir.
Sayfa_Başı
Bu proje, Maliye Bakanlığı merkez,
taşra, döner sermaye ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili
kuruluşlarında, Toplam Kalite Yönetiminin ilkeleri, fayda ve
riskleri, uygulama birimlerinin görev ve sorumlulukları, uygulama
planı, proje yönetimi, maliyet ve finansman, ölçme, değerlendirme ve
raporlandırılmasıyla ilgili aşağıda belirtilen iş ve işlemleri
kapsar:
·
Birimlerde vizyon
geliştirme çalışmaları,
·
Eğiticilerin eğitimi
çalışmaları,
·
Bakanlık personelinin
tamamının eğitilmesi,
·
Birimlerde sürekli
gelişim sisteminin oluşturulması,
·
Kurum kültürünü
geliştirme ve dil birliğinin sağlanması,
·
Proje uygulama
birimleriyle iyileştirme sisteminin kurulması,
·
Süreç yönetim
sisteminin oluşturulması,
·
Stratejik yönetim ve
performans değerlendirme sisteminin kurulması,
·
Özdeğerlendirme
sisteminin oluşturulması.
Bu proje, 2003 - 2008 yıllarını
kapsayan dönemde uygulanır.
Sayfa_Başı
Bu proje, Maliye Bakanlığı Toplam
Kalite Yönetimi Uygulama ve Ödül Yönergesi’nin 6 ncı maddesine
dayanılarak hazırlanmıştır.
Toplam Kalite Yönetiminin
uygulanmasıyla ilgili temel ilkeler aşağıda belirtilmiştir:
· Toplam
Kalite Yönetimi uygulamalarına ilişkin çalışmalar, Bakanlığın
kalite politikası ve hizmet gereklerine uygun olarak bu proje
dahilinde gerçekleştirilir.
· Bakanlık
içinde katılımcılığa, süreçleri iyileştirmeye ve kaliteli hizmet
sunmaya dayanan bir kurum kültürü oluşturmak esastır.
· Kamu
kaynakları daha etkili, ekonomik ve verimli elde edilir ve
kullanılır,
· Bakanlıkla
ilgili yasal düzenlemelerde ve bunların uygulanmasında, çalışanların
ve Bakanlık hizmetlerinden yararlananların da memnuniyeti dikkate
alınır.
· Bakanlığın
tüm birimlerinde çalışan her personelin, bir bütünün parçası olarak,
sorunların çözümü için katkısının gerekli olduğu anlayışını
benimsemesi sağlanır.
· Bakanlıkta
uygun çalışma ortamı oluşturularak, çalışanların iş tatmini
sağlanır.
· Bakanlık
görev ve hizmetlerinin yerine getirilmesinde “sıfır hatalı hizmet”
anlayışı hedeflendiğinden, düzeltici değil önleyici yaklaşım esas
alınır.
· Bakanlık
görev ve hizmetlerinin sunulmasında vatandaş odaklı yaklaşım esas
olup, bu çerçevede Bakanlığın her düzeyinde görev yapan personelin
sorumluluğu ön planda tutulur.
· Bakanlık
görev ve hizmetlerinin daha da iyileştirilmesi amacıyla, sistemin
sürekli sorgulanarak geliştirilmesi esastır.
· Toplam
Kalite Yönetimi uygulamalarında “ölçülemeyen hizmet geliştirilemez”
anlayışından hareketle, hedeflere ulaşma düzeyi sürekli olarak
ölçülür.
· Toplam
Kalite Yönetimi uygulamalarının her aşamasında, gönüllülük esasıyla
ilgililerin katılımı sağlanarak ekip çalışması yapılır.
· Bakanlığın
görev ve hizmet alanlarında kaliteyi belirleyen temel unsurların;
yasal düzenlemeler, çalışma koşulları, iş süreçleri ve yönetim
tarzının uygun olmasına, personelin kişisel ve mesleki nitelik
yönünden yeterli düzeyde bulunmasına bağlı olduğu dikkate alınır.
· İş
ve işlemlerin doğru ve etkin olarak yapılabilmesi, hizmetin kaliteli
olarak sunulabilmesi için, kurumsal ve bireysel ihtiyaçlara cevap
verebilecek şekilde, personelin eğitim hizmetinden yararlandırılması
esastır.
· Bakanlık
birimlerinin her kademedeki yöneticileri, kalite anlayışının tüm
çalışanlarca benimsenmesi ve uygulanması için, amaç ve hedefleri
belirleme konusunda liderlik yapar, çalışmalara bizzat katılır ve
personelin katılımını teşvik ederler.
· Bakanlık
görev ve hizmetlerinin yerine getirilmesinde başarılı olan personel
ödüllendirilerek, diğer personelin benzeri şekilde davranışlar
göstermesi özendirilir.
Sayfa_Başı
Bu proje çerçevesinde yapılacak iş
ve işlemler aşağıda belirtilmiştir:
·
Kalite
Koordinasyon Kurulu’nun Toplanması,
·
Kalite
Konseyi’nin Toplanması,
· Türkiye
Kalite Derneği’ne Üyelik ve Ulusal Kalite Hareketine Katılım,
· Eğiticilerin
Eğitimi,
· Kalite
Kurulları ve Uygulama Birimlerinin Oluşturulması ve Faaliyetleri,
·
Bakanlık
Personelinin Toplam Kalite Yönetimi Eğitimi,
·
Kalite
Geliştirme Ekiplerinin Oluşturulması ve Faaliyetleri,
·
Stratejik
Planlama Eğitimi,
·
Orta Kademe
Yönetici Eğitimi,
·
Süreç
Yönetimi Eğitimi ve Süreç İyileştirme Çalışmaları,
·
Anket
Çalışmaları,
·
Özdeğerlendirme,
·
Belgelendirme
ve Kalite Ödülüne Adaylık.
Bu proje kapsamında yapılacak iş ve
işlemlere ilişkin 2003 – 2008 yıllarını kapsayan uygulama planı
proje ekinde gösterilmiştir.
Sayfa_Başı
Kalite Koordinasyon Kurulu ilk kez 2003
yılı Eylül ve Ekim aylarında üç kez toplanmıştır. Kurul, yönergede
belirtilen aylarda ve gerektiğinde Maliye Yüksek Eğitim Merkezi
Başkanı’nın çağrısı üzerine toplanır.
Kalite Koordinasyon Kurulu, aşağıda
belirtilen konularda görevli ve yetkilidir:
· Bakanlığın
Misyon, Vizyon ve Kalite Politikası taslaklarının hazırlanması ve
onaylanan bu belgelerin belirli aralıklarla gözden geçirilmesi,
·
Kalite Kurullarının
göndereceği yıllık toplam kalite program taslaklarının
değerlendirilmesi, Bakanlık yıllık toplam kalite programı taslağının
hazırlanması ve Kalite Konseyi’ne sunulması,
·
Kalite Kurullarının
göndereceği altı aylık faaliyet raporlarının değerlendirilmesi,
Bakanlık Toplam Kalite Yönetimi Faaliyet Raporu’nun hazırlanması ve
Kalite Konseyi’ne sunulması,
·
Kalite Kurullarınca
Maliye Bakanlığı Kalite Ödülüne aday gösterilen ekipler ve
birimlerin ön değerlendirmeye tabi tutulması, her bir kategoriden
altışar adet ekip ve birim seçilerek Kalite Konseyi’ne sunulması,
· Toplam Kalite Yönetimi
faaliyetlerinin koordinasyonuna ilişkin Bakanlık Makamı veya Maliye
Yüksek Eğitim Merkezi Başkanı tarafından verilen diğer görevlerin
yapılması.
Sayfa_Başı
Kalite Konseyi’nin ilk toplantısı 2003
yılı Aralık ayında yapılmıştır. Kalite Konseyi, bu toplantıda ve
müteakip toplantılarda aşağıda belirtilen konularda karar
verecektir.
·
Bakanlığın Misyon ve
Vizyonunun belirlenmesi,
·
Temel ilkeler ve
hedefler dikkate alınarak Bakanlığın Kalite Politikasının
oluşturulması,
·
Kalite Politikasının
uygulanabilmesi için Bakanlık birimlerinin organizasyon yapısında
yapılacak değişikliklerin görüşülmesi,
· Süreç
iyileştirmesine ilişkin olarak yapılan önerilerin değerlendirilmesi,
önceliklerin saptanması ve uygulanmasının sağlanması,
·
Faaliyet raporlarının
değerlendirilmesi,
· Kurum kültürünü
destekleyen değerler, etik kurallar ve toplumsal sorumlulukların
geliştirilmesi,
· Eğitim faaliyetlerinin
özendirilmesi, desteklenmesi ve sonuçlarına göre gereken önlemlerin
alınması,
·
Bakanlık birimlerinde
Toplam Kalite Yönetimi çalışmalarının teşvik edilmesi, başarılı
birim ve ekiplerin ödüllendirilmesi,
·
Toplam Kalite Yönetimi uygulamalarının her birimin en üst yöneticisi
liderliğinde yapılmasına, çalışmalara katılmalarının sağlanmasına,
eğitim ve iyileştirme çalışmaları için gerekli kaynakların
ayrılmasına yönelik tedbirlerin alınması.
Sayfa_Başı
Bakanlığımız, Avrupa Kalite Yönetimi
Vakfı’nın ülkemizdeki temsilcisi konumundaki Türkiye Kalite
Derneği’ne 2003 yılında kurumsal üye olmuştur. Bakanlığımız ve
personelimizin bu üyelik avantajlarından yararlanması sağlanacaktır.
Türkiye Kalite Derneğinde Bakanlığımız,
Müsteşar Yardımcısı ve Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanı ile
Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkan Yardımcıları tarafından temsil
edilecektir.
Toplam Kalite Yönetimi konusunda
kararlılığımızı göstermek üzere, Bakanlığımızın 2004 yılında Ulusal
Kalite Hareketine katılması sağlanacaktır.
Bakanlığımızda çalışan, gelecekte
eğiticilik görevlerini üstlenecek, kurumun sürekli kalite geliştirme
çalışmalarında aktif durumda olacak personel arasından, ilgili birim
tarafından önerilen ve Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanlığı’nca
da uygun görülen personele, gruplar halinde Toplam Kalite Yönetimi
eğitimleri verilecektir.
Bu eğitim, Maliye Yüksek Eğitim
Merkezi Başkanlığı’nca Ankara’da Temmuz 2003 – Haziran 2004
döneminde yapılacak ve her bir grup için 10 iş günü sürecektir. Bu
eğitim programına katılacak personele, Toplam Kalite Yönetimi
bilgileri ile eğiticilik becerilerinin kazandırılması
hedeflenmektedir. Bu eğitimde, “Etkin İletişim, Toplam Kalite
Yönetimi, Kalite Çemberleri, Takım Çalışması, Süreç Yönetimi,
Öğretim Becerileri, Mikro Öğretim” konularında çalışma
yapılacaktır.
Bu eğitime, merkez, taşra, döner
sermaye ve yurtdışı birimleri ile bağlı ve ilgili kuruluşlarından
daha önce Toplam Kalite Yönetimi konusunda ön bilgi almış yaklaşık
300 kişinin katılması sağlanacaktır. Her grupta yaklaşık 20 kişi
eğitilecektir. 2003 yılında 4 grubun eğitimleri tamamlandığından,
kalan personelin eğitimi 11 grup olarak 2004 yılının ilk yarısında
yapılacaktır.
Sayfa_Başı
Bakanlığımız merkez, taşra, döner
sermaye ve yurtdışı birimleri ile bağlı ve ilgili kuruluşlarında
Kalite Kurulları ve ihtiyaca göre en az bir Kalite Uygulama Birimi
kurulacaktır. Bu şekilde bir birim kurulamaması durumunda Kalite
Uygulama Biriminin görevleri, Eğitim veya Personel Şubeleri
tarafından, bu şubelerin olmaması halinde en az üç personelden
oluşan bir ekip tarafından yerine getirilebilecektir.
Kalite Kurulları ve Kalite Uygulama
Birimleri, Maliye Bakanlığı Toplam Kalite Yönetimi Uygulama ve Ödül
Yönergesinde belirtilen faaliyetleri yürütürler.
Toplam Kalite Yönetimi konusunda
temel bilgilerin verileceği ve projenin tanıtılacağı eğitim,
eğiticilerin eğitimi programına katılanlar tarafından yapılacaktır.
Bu eğitimler, Bakanlığımız birimleri tarafından bulundukları yerde
yapılacak ve yaklaşık 3 iş günü sürecektir. Eğitim konularına
ilişkin program ve ders notları Maliye Yüksek Eğitim Merkezi
Başkanlığı tarafından sağlanacaktır.
Bu eğitimlerde, Toplam Kalite
Yönetiminin genel esasları ve ilgili mevzuat hakkında bilgi
verilecek, etkin iletişim ve takım çalışmalarına ilişkin teknikler
anlatılacak ve örnek takım çalışmaları yapılacaktır.
Birim personelinin 20 - 30 kişilik
gruplar halinde katılacağı bu eğitimler, tüm personeli kapsayacak ve
2004 – 2005 yıllarında uygulanacak şekilde ilgili birimler
tarafından planlanacaktır. Bu eğitim planı ve uygulama sonuçları
Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanlığı’na gönderilecektir.
Program başlamadan önce eğitim
notları katılımcılara dağıtılacaktır. Eğitim için gerekli olan diğer
doküman, materyal ve sunum araçları (tepegöz, projeksiyon cihazı,
v.b.) ilgili birim tarafından temin edilecektir.
Sayfa_Başı
Toplam Kalite Yönetimi eğitimleri
tamamlandıkça birimlerdeki ihtiyaca göre Kalite Geliştirme Ekipleri
oluşturulacaktır. Bu ekipler, Maliye Bakanlığı Toplam Kalite
Yönetimi Uygulama ve Ödül Yönergesi’nde belirtilen çalışmaları
yapacaktır.
Bakanlığımız birimlerinde görev yapan
üst kademe yöneticileri için 2 günlük stratejik planlama eğitimi
yapılacaktır. 2004 yılında yapılacak bu eğitimlerde, yöneticilik ve
toplam kalite yönetimi bilgileri ile stratejik planlama sisteminin
uygulanmasına yönelik teorik ve pratik bilgiler verilecektir.
Sayfa_Başı
Kurum kültürünü geliştirme ve uygulama
birliğini sağlamak üzere, 2004 - 2006 yıllarında Bakanlığın orta
kademe birim yöneticileri Ankara’da ve bölgesel olarak belirlenecek
illerde Toplam Kalite Yönetimi ve Yönetici Geliştirme Eğitimine
katılacaklardır.
Bakanlık birimlerinden seçilecek,
unvan ve nitelikleri daha sonra belirlenecek yaklaşık 160 personele
süreç yönetimi eğitimi verilecektir.
2004 yılında başlatılıp 2005 yılında tamamlanması planlanan bu eğitimde,
katılımcılara süreç belirleme ve iyileştirme metodolojisi konusunda
bilgiler verilecektir.
Bu eğitimden sonra bakanlığımızın tüm
birimlerinde süreçleri belirleyecek ve iyileştirmek amacıyla öneri
yapabilecek Kalite Geliştirme Ekipleri oluşturulacaktır. Bu ekipler,
bu proje kapsamında süreç yönetimi eğitimi alan personel tarafından
bilgilendirilecek ve desteklenecektir.
Bakanlığımızın tüm birimlerinde süreç
iyileştirme çalışmaları, bu projenin süresiyle sınırlı olmaksızın
sürekli olarak yapılacaktır.
Sayfa_Başı
Bakanlık birimlerinin görev ve
hizmetlerini yerine getirmesinde hizmet sunanlar ile hizmet
sunulanların memnuniyetini ve Toplam Kalite Yönetimi
çalışmalarındaki gelişmeleri ölçmek için anketler yapılacak ve
değerlendirilecektir. Bu anketlerin sonuçları Kalite Uygulama
Birimleri aracılığıyla ilgili Kalite Kuruluna sunulacaktır.
Kalite Kurulları, Maliye Yüksek Eğitim
Merkezi Başkanlığı’na gönderecekleri faaliyet raporlarında yapılan
anket çalışmaları hakkında da bilgi verecektir.
Özdeğerlendirme, Bakanlık
birimlerinin gerçekleştirdiği faaliyetler ve iş sonuçlarını
Bakanlığımız Kalite Politikasında belirlenen temel ilkelerle
kıyaslayarak kapsamlı, sistematik ve düzenli olarak gözden
geçirilmesidir.
Özdeğerlendirme işlemiyle
Bakanlığımız birimlerinin olumlu yönleri ve iyileştirmeye açık
alanları tespit edilerek değerlendirilir ve öncelikli olanlar
belirlenir.
Ortaya çıkan “iyileştirmeye açık
alanlar” aşağıda belirtilen üç kategoride ele alınacak ve
değerlendirilecektir:
·
İlgili birim (Kalite
Uygulama Birimi, Kalite Kurulu, Birim Amiri) tarafından alınacak
önlemlerle yapılacak iyileştirmeler,
·
Bakanlık Makamının
onayıyla yapılacak iyileştirmeler,
·
Yasa değişikliği ve
diğer şekillerde yapılacak iyileştirmeler.
Bu şekilde yapılan iyileştirmelerin
de sonuçları izlenir ve değerlendirilir. Sayfa_Başı
Bu proje kapsamında Bakanlığımızda
yapılan iyileştirme çalışmalarının değerlendirilmesi sonucunda,
Kalite Yönetim Sistemi Belgesi, Ulusal Kalite Ödülü ve Avrupa Kalite
Ödülü için başvuru yapılacaktır.
Bu projenin uygulama birimleri,
Bakanlığımızın tüm birimlerinde oluşturulacak Kalite Geliştirme
Ekipleri, Kalite Uygulama Birimleri, Kalite Kurulları ile Kalite
Koordinasyon Kurulu ve Kalite Konseyi’nden oluşur.
Toplam Kalite Yönetimi Uygulama
Projesinin uygulanmasına ilişkin koordinasyon ile proje yönetim
görevi Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanlığı tarafından yapılır.
Bakanlığımızın tüm personeli, yetkileri
çerçevesinde projenin uygulanması konusunda görevli ve amirlerine
karşı sorumludur. Birim amirlerinin proje kapsamında başlıca
görevleri aşağıda belirtilmiştir:
·
Biriminin lideri
olarak projenin uygulanmasını sağlamak,
·
Toplam Kalite Yönetimi
birimlerini oluşturmak ve görevlileri belirlemek,
·
Proje faaliyetlerini
koordine etmek ve birimdeki tüm personeli proje uygulamalarına
katılmaları için teşvik etmek,
·
Proje faaliyetlerini
özendirmek ve desteklemek,
·
İyileştirme
çalışmalarında öncelikleri saptamak,
·
Birimindeki yöneticilerin liderlik niteliklerini geliştirmek,
·
Birim içinde, birimler
arası ve diğer kurum ve kuruluşlarla birlikte çalışma modelini
geliştirmek,
· Toplam Kalite Yönetimi
çalışmalarının raporlanmasını ve faaliyet sonuçlarının alınmasını
sağlamak, bunları değerlendirmek ve bu sonuçlara göre gereken
önlemleri almak.
Sayfa_Başı
Toplam Kalite Yönetimi konusunda
eğiticilerin eğitimi, stratejik planlama eğitimi, orta kademe
yöneticileri eğitimi ve süreç yönetimi eğitimine ilişkin hizmet
maliyeti Maliye Yüksek Eğitim Merkezi Başkanlığı bütçesinden,
katılımcıların harcırahları ilgili birim bütçesinden
karşılanacaktır. Toplam Kalite Yönetimiyle ilgili diğer eğitimler,
konferans, sempozyum gibi etkinliklerin yapılması ya da bu tür
etkinliklere katılım giderleri ilgili birim bütçesinden
karşılanacaktır.
Bakanlığımızın bu proje kapsamında
iyileştirme çalışmalarının ilerleyen aşamalarında, ilgili birimlerin
önerisi üzerine Kalite Konseyi tarafından ölçme, değerlendirme ve
raporlaştırma sistemi belirlenecektir. Sayfa_Başı
Projeden beklenen başlıca faydalar
aşağıda sayılmıştır:
·
Verimlilik artışı,
·
Kalitenin
yükseltilmesi,
·
Vatandaş
memnuniyetinin artması,
·
Çalışanların
memnuniyetinin artması,
·
Maliyetlerin
azaltılması,
·
Kararların alınmasında
dikkate alınacak verilerin elde edilmesi.
Sayfa_Başı
Projenin uygulanmasındaki başlıca
riskler aşağıda sayılmıştır:
·
Yöneticilerin liderlik
eksikliği,
·
Toplam Kalite Yönetimi
Uygulama Projesinin yeterince benimsenmemesi,
·
Yöneticiler ile diğer
personelin değişime direnci,
·
Toplam Kalite
Yönetiminin araç olmaktan çıkıp amaç haline gelmesi,
·
Hedef oluşturulmaması
veya oluşturulan hedeflerin yanlış belirlenmesi,
·
Toplam Kalite Yönetimi
Uygulama Projesinden beklenen sonuçların kısa zamanda oluşacağı
düşüncesi,
·
Toplam Kalite Yönetimi
anlayışıyla yapılan işlemlerin sonuçlarının ölçülmemesi.
Sayfa_Başı
Birimlerin iyileştirme çalışmalarını
desteklemek, çalışanlar arasında ortak amaçların paylaşılmasını
sağlamak, takım ruhunu ve çalışmasını geliştirmek amacıyla birim ve
ekip bazında aşağıdaki ödüller verilecektir:
·
Başarılı Kalite
Geliştirme Ekibi Ödülü
·
Başarılı Kalite
Uygulama Birimi Ödülü
·
Maliye Bakanlığı
Kalite Ödülü
Bu ödülleri alan birim ve personel
internet/intranet ortamında duyurulur.
Çalışmalarında üstün başarısıyla
ekibine ödül kazandıran personele, 657 sayılı Devlet Memurları
Kanunu ve diğer mevzuat hükümleri dikkate alınarak verilecek
takdirname ve ikramiye ile eğitim ve sosyal haklardan öncelikli
yararlanma gibi diğer teşvik unsurları Kalite Konseyi’nce
belirlenir.
Ödüllerin sayısı, koşulları ve
ödüllendirme kapsamında yapılacak diğer işlemler, Maliye Yüksek
Eğitim Merkezi Başkanlığı’nın önerisi ve Kalite Konseyi’nin uygun
görüşü üzerine Maliye Bakanı’nın Onayıyla belirlenir ve uygulamaya
konulur.
Sayfa_Başı
|
Maliye Yüksek Eğitim
Merkezi Başkanlığı İletişim Bilgileri |
|
Telefon No. |
312 – 4151791 (Şb.Md.)
312 – 4151787 ve
4151788 |
|
Faks No. |
312 – 4152645 |
|
Adres |
Maliye Bakanlığı D-E
Blok 7. Kat, Dikmen Cad., TBMM Karşısı, Kara Harp Okulu Girişi
Yanı, Bakanlıklar, 06100, Ankara |
|
E-posta
İnternet |
kalite@maliye.gov.tr
http://www.maliye.gov.tr/kalite/index.asp |
MALİYE
BAKANLIĞI
TOPLAM KALİTE
YÖNETİMİ UYGULAMA PROJESİ PLANI

Sayfa_Başı |