Resmi Gazete Tarihi: 02/12/2004
Resmi Gazete No: 25658
Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve
Usuller Hakkında Yönetmelik (2004/8125)
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç,
Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; resmî yazışma
kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli
bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır.
Kapsam
Madde 2 — Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve
kuruluşlarını kapsar.
Dayanak
Madde 3 — Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056
sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin
Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33
üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen;
a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının
kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak
amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,
b) Resmî belge: Kamu kurum ve
kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini
sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir
standart ve içeriği olan belgeleri,
c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve
kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri
sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya
sakladıkları bilgileri,
d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin
üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve
iletişim teknolojisi ürünlerini,
e) Elektronik belge: Elektronik ortamda
oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi
dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,
g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol
ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,
h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza
sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli
elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik
sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride
sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan
elektronik imzayı,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Resmî
Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi
Resmî yazışma ortamları ve güvenlik
Madde 5 — Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı
iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.
Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo
veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik
durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda
belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün
içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili
mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın
özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir.
Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.
Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum
içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu
adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır.
Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.
Kamu kurum ve kuruluşları elektronik
ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli
düzenlemeleri yapabilir.
Nüsha sayısı
Madde 6 — Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar
en az iki nüsha olarak düzenlenir.
Belge boyutu
Madde 7 — Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5
(210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.
Yazı tipi ve karakter boyutu
Madde 8 — Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun
kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde
farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Resmî
Yazıların Bölümleri
Başlık
Madde 9 — Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun
adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.
Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
ortalanarak yazılır.
İlk satıra "T.C." kısaltması,
ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana
kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan
bilgiler üç satırı geçemez.
Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili
kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi
Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.
Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının
altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek:1).
Sayı ve evrak kayıt numarası
Madde 10 — Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına
göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en
solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır.
Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod
numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya
numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel
evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.
Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen
birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2).
Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından
belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Tarih
Madde 11 — Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak
ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı
hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.
Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına
(/) işareti konularak yazılır.
Konu
Madde 12 — Konu, sayının bir aralık altına
"Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C."
kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır.
Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.
Gönderilen makam
Madde 13 — Gönderilen makam; yazının gönderildiği
kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm;
konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan
ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği
yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle
ikinci satıra yazılır.
Kuruluş dışına gönderilen yazılarda,
gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk
satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.
Kişilere yazılan yazılarda;
"Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük
harflerle yazılır (Örnek: 3).
İlgi
Madde 14 — İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması
gerektiğini belirten bölümdür.
"İlgi:" yan başlığı, gönderilen
makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle
yazılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satın geçerse,
"İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.
İlginin birden fazla olması durumunda, a,
b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak
kullanılır.
İlgide, " tarihli ve sayılı"
ibaresi kullanılır.
İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin
dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı
konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok
sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir (Örnek: 4).
Metin
Madde 15 — Metin, "İlgi"den sonra başlayıp
"İmza"ya kadar süren kısımdır.
Metne, "İlgi"nin son satırından
itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık
bırakılarak başlanır.
Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül,
soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.
Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm
içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında
bir satır aralığı boşluk bırakılır (Örnek: 5-A, B).
Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya
yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez
içerisinde yazı ile de gösterilebilir.
Metin içinde veya çizelgelerde üçlü
gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660),
sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise
virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan
İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre
yaşayan Türkçe ile yazılır.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı
kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu
tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların
kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde
parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.
Alt makama yazılan yazılar "Rica
ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz
ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz
ve rica ederim." biçiminde bitirilir.
İmza
Madde 16 — Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık
boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve
unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan
boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip
kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük
harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır.
Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.
Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının
gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi"ne
veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen
kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin
makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.",
biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın
ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.",
"Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır
(Örnek: 6-A).
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek: 6-B);
ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı,
soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre
soldan sağa doğru sıralanır (Örnek: 6-C).
Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek:
6-D'de olduğu biçimde düzenlenir.
Onay
Madde 17 — Onay gerektiren yazılar ilgili birim
tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra
uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle
"OLUR" yazılır. "OLUR"un altında
onay tarihi yer alır.
Onay tarihinden sonra imza için uygun
boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır (Örnek:
7-A).
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı
arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun
görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim
ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının
solunda yer alır (Örnek: 7-B).
Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay
verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.
Ekler
Madde 18 — Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun
satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:"
ifadesinin altına yazılır.
Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.
Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.
Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere
gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya
da "Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise,
"Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır (Örnek: 8).
Dağıtım
Madde 19 — Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için
gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür.
"EKLER"den sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım
EKLER'in yerine yazılır.
Yazının gereğini yerine getirme durumunda
olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi
istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır.
"Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise
"Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve
kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır (Örnek:
9-A, B).
Paraf
Madde 20 — Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı
hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf
edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer
alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda
paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları
gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle
adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır
(Örnek: 10).
Koordinasyon
Madde 21 — Başka birimlerle işbirliği yapılarak
hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak
"Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan,
ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek: 11).
Adres
Madde 22 — Yazı alanının sınırları içinde kalacak
şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun
adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını
içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile
ayrılır.
Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin,
gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin
adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır (Örnek: 12).
Gizli yazılar
Madde 23 — Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik
derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak
belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde
görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir (Örnek:
5-A, B).
İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı
Madde 24 — Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya
cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise
sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.
Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür (Örnek: 5-A, B).
Resmî yazılara uygun sürede cevap
verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
Sayfa numarası
Madde 25 — Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına
toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir (Örnek:
1/9, 2/7, 5/32).
Aslına uygunluk onayı
Madde 26 — Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak
imzalanır ve mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin
değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik
tedbirleri alır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Resmî
Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak İşlemler
Kayıt kaşesi
Madde 27 — Gelen evrak, Örnek 13'te yer alan kayıt
kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnek 13'te yer alan
kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu
kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır,
ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak
veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi
en alt sütunda rakamla belirtilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda,
doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.
Yazıların gönderilmesi
Madde 28 — Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın
sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın
ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına,
ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir.
İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır
ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine
de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt
ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle
belirtilir.
İç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki suret
evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi
kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde
gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak
belirtilir.
Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde
gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.
"Çok gizli" gizlilik dereceli
yazıların alınması
Madde 29 — "Çok gizli" gizlilik dereceli
yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok
gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli
dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen
makama iade eder.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son
Hükümler
Yürürlük
Madde 30 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe
girer.
Yürütme
Madde 31— Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu
yürütür.
